УПРАВЛЕНИЕ В ГРАЖДАНСКИЯ СЕКТОР
Макар принципите на доброто управление да са едни и същи в организации, различни по мащаб и вид дейност, гражданският сектор има специфични проблеми, които произлизат от неговата история, развитие и начин на работа.
Този ресурсен материал разглежда:
- Типични проблеми на управлението в гражданския сектор;
- Какво е управление и дефиниции на съответните термини;
- Функции на управлението и тяхното разглеждане в съответните глави на
книгата; - Промени, настъпващи в гражданския сектор и тяхното отражение върху
управлението; - Списък с информация, нужна за доброто управление и списък с основна
литература.
УПРАВИТЕЛНИ ОРГАНИ
Всяка организация има ръководно тяло, чиито членове носят изключителна отговорност пред закона за правилната работа на организацията и за постигане
на нейните цели. В настоящата книга терминът управителен съвет се отнася до ръководното тяло, което в практиката често бива наричано настоятелство,
съвет по управление, борд, борд на настоятелите, борд на директорите, борд на мениджърите, и др. Името не е от съществено значение.
Този ресурсен материал разглежда:
- Причини за съществуването на управителен съвет.
- Отговорности на членовете на съвета и другите ръководни тела и откъде да се научи повече за тях.
- Специалисти и техните задължения.
- Ролята на подкомисиите.
- Някои идеи как да се извлече най-доброто от управителния съвет.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПРАВНИТЕ ОТГОВОРНОСТИ
Членовете на управителното тяло (което в настоящата книга се нарича управителен съвет) поемат отговорност организацията да съблюдава всички касаещи я правни норми, дори и в случаите, когато тя се представлява само от едно лице. Мениджърите, служителите и доброволците трябва да са наясно с правните норми, за да гарантират, че те и тези, които те управляват или надзирават, ги спазват.
Този ресурсен материал разглежда:
- Правни отговорности на управителния съвет и къде да намерят повече информация за тях;
- Начини за ограничаване риска от поемане на лична юридическа отговорност на членовете на управителния съвет;
- Статут на организацията;
- Какво означава нестопанска организация и задълженията на нейните настоятели/ членове на УС.
ДОБРИЯТ МЕНИДЖЪР
Ефективното управление на гражданския сектор изисква комбинация от здрав разум, усет, увереност, обвързване с моралните норми и ценности на организацията и добра управленска работа във всички сфери на дейността.
Някои хора изглежда са истински добри във всичко това; други трябва да придобиват умения и усет.
Това включва разбиране за:
- управленски понятия като власт, правомощия и лидерство;
- стилове на управление и тяхното влияние върху други хора и организацията като цяло;
- знания, умения и качества, които допринасят за доброто управление;
- мениджърът като част от управленския екип;
- извличане на най-доброто от управленските страни;
- различията между неформални и формални организации и как това се отразява на управленския екип;
- специфични проблеми при управлението на не-йерархични или колективни организации.
КАК ДА ПОДОБРИМ
УПРАВЛЕНИЕТО НА НПО
Доброто управление не е магия. То се основава не на сложни теории, а на:
- здрав разум;
- усет към хората и техните нужди;
- желание за изслушване, обучение и промяна;
- добро разбиране на целите на организацията, нейната история и настоящо положение;
- желание, време и способност да се осмислят проблемите;
- желание, време и способност за планиране;
- желание и време за споделяне на идеи и информация.
Но понякога нещата не се получават добре. Членовете на управителния съвет или мениджърите могат да се окажат неспособни да управляват правилно или проблемите могат да се окажат по-сериозни от техните възможности.
Този Ресурсен материал разглежда:
- какво могат и не могат консултантите по управление и какво се очаква да постигнат обучението и консултациите по управление;
- как да се намерят преподаватели и консултанти по управление;
- как консултации от типа „направи си сам“ могат да помогнат, ако мениджърите отказват да признаят или преодолеят определена ситуация.
УПРАВЛЕНИЕ НА ЕКИПНА РАБОТА И ЗАИНТЕРЕСОВАНОСТ
Добрата работа в екип е особено важна, за да се извлече най-доброто от потенциалните качества и способности на всеки един в организацията и да се развие дух на сътрудничество.
Този ресурсен материал включва:
- списък с въпроси и отговори, с цел да се открият някои от пречките за екипна работа;
- обясняване на различията между информиране на хората за решения, тяхното консултиране и директно ангажиране;
- рамка за действия при взимане на решения или справяне с трудни въпроси;
- описание на преимуществата и недостатъците на гласуване и консенсус и положенията, в които те са или не са подходящи.
УПРАВЛЕНИЕ НА СРЕЩИ
В много организации има поне една точка, по която всички постигат съгласие: срещите са ужасни. Те са загуба на време, нищо не постигат, започват късно и продължават твърде дълго, не стигат до решения или взимат решения, които се отменят на следващата среща. Списъкът с оплаквания е безкраен и забележително последователен.
Срещите не трябва да бъдат ужасни! Те могат да бъдат полезни, информативни, провокативни и дори вълнуващи. Но добрите срещи не стават с магия те трябва да бъдат внимателно планирани и управлявани.
Този ресурсен материал се занимава с:
- видове срещи;
- цикли на срещите;
- дневен ред и планиране;
- председателстване и участие;
- водене и използване на протокола.
УПРАВЛЕНИЕ НА НАЕМАНЕ И ПОДБОР НА КАДРИ
Ако служителите и доброволците са наети за длъжности с непълна длъжностна характеристика (така че да не знаят какво се очаква да вършат) или за които очакванията и стандартите са неясни (т.е. не знаят какво качество се очаква от тяхната работа), те са предопределени да се провалят. Те се превръщат в бойно поле, където членовете на управителния съвет, мениджърите или други служители сблъскват различните си интерпретации за това какво представлява организацията, какво трябва да се прави и изискваните стандарти за работа.
Ако служителите са наети набързо, без да им се окаже нужното внимание, посети са семената на бъдещи проблеми в изпълнението (Ресурсен материал 10).
Затова Този Ресурсен материал разглежда:
- наемане и подбор на кадрите;
- създаване на трудов договор;
- наемане и разпределяне на доброволци;
- насоки за въвеждане в работата
УПРАВЛЕНИЕ НА ХОРА
И ТЯХНАТА РАБОТА
Ефективното управление на платен персонал или доброволци представлява комбинация от здрав разум, усет, доверие и добра управленска практика във всички сфери на работа. Изглежда някои хора просто си го могат, други трябва да придобиват умения и усет.
Този ресурсен материал разглежда:
- какво представлява управлението на хора и тяхната работа;
- отговорност за управление на хора;
- мотивация на служителите;
- надзор и оценяване на платения персонал и доброволците;
- примерни компетенции на изпълнителната комисия по кадрите.
УПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ И ОБРАЗОВАНИЕ
Свързаното с работата обучение може да бъде определено като систематичен инструктаж или практика да се помага на отделните хора да научат как да вършат работата си и как да я вършат добре. Доброто обучение прави хората по-уверени и по-компетентни. Лошото обучение или образование, с нереални цели, може да остави хората объркани или без надежда за решаване на въпросите.
Този ресурсен материал разглежда:
- видовете и целите на възможностите за обучение и образование;
- как да се развие политика на обучението;
- анализ на нуждите от обучения;
- къде да се намери информация за обучения;
- как да се развият възможности за вътрешно обучение и образование;
- обучения за постигане на квалификации.
УПРАВЛЕНИЕ НА РАЗЛИЧИЯ И КОНФЛИКТИ
В ефективните организации или екипи има споделено чувство на единство, на обвързване с общите цели и идеали. Но има и споделено чувство на многообразие. Различията се приветстват, дава се възможност на хората да изразяват и обсъждат своите различни гледни точки и да приемат подход, който оценява приноса и убежденията на всеки един.
Този ресурсен материал разглежда:
- въпроси, които трябва да се зададат, когато (или за предпочитане преди) да възникне конфликт;
- различни подходи към решаване на конфликта;
- насоки за справяне с конфликта.
УПРАВЛЕНИЕ НА СТРЕСА
Управлението на стреса има много общо с управление на времето. Не само, че лошото управление на едното, неизбежно води до лошо управление на другото, но се използват и едни и същи извинения, за да се избегне справянето и с двете. Управлението на стреса има също много общо с решаването на конфликти, тъй като стресът и конфликтът вървят ръка за ръка. Действително, лошото управление на каквото и да е със сигурност води до стрес, а стресът води до лошо управление
Този ресурсен материал разглежда:
- причините и последствията от стреса;
- как стресът се отразява на отделните хора и групи;
- как да се разпознаят предупредителните сигнали за стрес и претоварване в един или всички служители;
- какво могат да направят хората, отговорни за управлението, за да се намали стреса в екипа или организацията.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЦЕСА ПО ПЛАНИРАНЕ
Макар че планирането е един от ключовете към успеха в повечето дейности, хората намират всякакви причини, за да не го правят. Там където се проявява нежелание да се планира дори от ден за ден или месец за месец, е невъзможно да се мисли разумно за развитие или за дългосрочното стратегическо планиране. Тази неспособност да се мисли в перспектива може да постави организацията в сериозно неудобно положение, защото дарителите изискват доказателства, че организациите са способни да предоставят договорените услуги или да организират дейностите за период от три или повече години.
Този ресурсен материал разглежда:
- определения на видовете планиране и често използваните термини в планирането;
- модел за развитие и планиране;
- примерни компетенции за изпълнителна комисия по развитието;
- насоки за разработване на план за развитие, стратегически план или бизнес план;
- планиране на проекти и управление.
УПРАВЛЕНИЕ НА РИСКА
Оценката на риска и управлението на риска не са високо специализирани дисциплини, изискващи високо ниво на технически умения. Както при повечето аспекти на доброто управление, те се коренят в ежедневната проява на здрав разум. Те са тясно свързани с планиране и управление на промяната.
Този ресурсен материал разглежда:
- правни изисквания, свързани с управление на риска;
- видове риск при управлението на граждански организации;
- стъпки в процеса по управление на риска;
- стратегии за управление на риска.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОМЯНАТА
Спиралата на действието очертава процеса на планиране на промяната. Структурираният подход за оценяване и управление на риска може да помогне на организацията да предвиди какво може да се обърка и да ограничи вероятността от неочаквани промени. Този ресурсен материал предлага някои полезни насоки за изпълнение на процеса на планирана промяна и за ефективно справяне с промените, които не могат да бъдат предвидени.
Този ресурсен материал разглежда:
- създаване на условия за промяна;
- справяне с неочакваното;
- предвиждане на промяна;
- управление на трудни ситуации.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПОКАЗАТЕЛИ (ИНДИКАТОРИ) ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ
Показателите за изпълнение (ПИ), вложени разходи и производителност, резултати и контрол на качеството образуват част от мониторинга на организацията и процедурите за оценяване. ПИ определят стандартите, по които ще бъдат оценявани работата на организацията и постиженията от самата организация, а в някои случаи, от дарител или потребител на услуги. Най-важните показатели се наричат ключови показатели на изпълнение (КПИ).
Този ресурсен материал разглежда:
- жаргон на процеса на изпълнение;
- видове показатели;
- последствията от въвеждане на показатели на изпълнение.
УПРАВЛЕНИЕ НА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА
Мониторингът и оценката не могат да бъдат ефективни, ако организацията не знае как да взима решения, няма ясни цели, не знае как да планира разумно и не знае как ще оценява работата си.
Този Ресурсен материал разглежда:
- защо се правят мониторинг и оценка и как те могат да бъдат повлияни от неотменни интереси;
- какво е мониторинг и неговата връзка с целите и показателите за изпълнение;
- как да се извършва мониторинг;
- как да се предоставя информацията в достъпна форма;
- какво е оценката и как да се извършва.
УПРАВЛЕНИЕ НА ДОГОВОРИ И СПОРАЗУМЕНИЯ ЗА УСЛУГИ
Една основна промяна в гражданския сектор през последните години е професионализиране на работата на организациите, съответно необходимост от развитието на договорната култура, което оказва значително влияние върху гражданския сектор като цяло.
Този Ресурсен материал разглежда:
- различията между дарения, споразумения и договори за услуги;
- причините за преминаването от дарения към споразумения и договори за услуги;
- възможно финансиране и правни последствия;
- възможни последствия за услугите;
- ролята на управителния съвет или друго управително тяло;
- какво обикновено включва един договор или споразумение за услуги.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПАРТНЬОРСТВО
Гражданските организации вече все по-често прибягват до различни партньорства и сътрудничества, всяко със свои цели, приоритети, политики и мониторинг. Тези нови отношения предоставят много възможности, но изискват и внимателно управление.
Този ресурсен материал разглежда:
- работа във формални и неформални мрежи;
- съместимост и стойност на партньорство;
- юридически детайли при партньори или свързани организации;
- стратегическо управление и взимане на решения при партньорства;
- управление на ресурси, нужни за успешно сътрудничество.
УПРАВЛЕНИЕ НА ПОЛИТИКИ И ПРАКТИКА
Една политика определя какво прави една организация и как го прави. Ясни, работещи политики са ключ към създаване на стабилна организация, която функционира добре.
Този Ресурсен материал включва:
- причини за наличието на ясни политики;
- списък с типичните политически сфери за малки граждански организации, с източници на допълнителна информация по специфични въпроси;
- основни насоки за осигуряване наличието на политиките и процедурите, когато са необходими.
УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО
Доброто управление означава не само да има яснота за това какво трябва да се направи, но също да се гарантира, че организацията като цяло и отделните служители могат да го направят. Това изисква внимателно управление на един от най-ценните и най-небрежно разглежданите ресурси — времето.
Този Ресурсен материал разглежда:
- отношение към управление на времето;
- стъпки в управление на времето;
- значение на работната среда;
- поставяне на приоритети и планиране;
- ценене на времето на другите;
- делегиране.
УПРАВЛЕНИЕ НА ФИНАНСИТЕ
Управлението на парите може най-общо да бъде разделено на две припокриващи се категории: финансова отговорност и финансова отчетност.
Този Ресурсен материал представя:
- какво означават „отговорност“ и „отчетност“ за НПО;
- счетоводна отчетност;
- електронни отчети;
- отговорности на счетоводителя и/или финансовия директор;
- как да се разбират отчети и финансови доклади;
- кога трябва да се направи одит.
УПРАВЛЕНИЕ НА ИНФОРМАЦИЯТА И АДМИНИСТРАЦИЯТА
Лоши информационни и административни системи и процедури са честа причина за неефективност на организацията и отделните хора. Цифровизацията трябваше да улесни всичко това, но повечето организации и хора страдат повече от всякога от информационно претоварване, липса на време за обработване и възприемане на информацията и неспособност да проследяват всичко къде трябва да бъде и къде всъщност е.
Този Ресурсен материал представя:
- съвети за управление на пощата, електронните и други съобщения;
- основен подход към информационните системи;
- идеи за организиране на досиета и справяне с архива;
- бегъл поглед върху електронните системи за информация.
